¿Cómo funciona?

  1. El auditor selecciona los clientes y proveedores a circularizar.
    El Auditor hace la selección siguiendo sus métodos habituales y comunica a su cliente los clientes y proveedores a circularizar.

  2. La empresa carga la información sobre las confirmaciones en el sitio web de eaudit.
    Para cada cliente y proveedor a circularizar, el personal de la empresa auditada carga en el sitio web de eaudit los importes sobre los que se van a solicitar las confirmaciones, personas a las que se dirigen las confirmaciones, datos de contacto, email y ficheros con extractos de cuenta contable.

  3. La persona responsable de la entidad auditada firma una única autorización de peticiones de confirmación para autorizar a los terceros a que faciliten la información solicitada al auditor. La carga de la autorización en el sitio web de eaudit se hace en formato pdf.

  4. El Auditor valida la información de la solicitud de las confirmaciones de acuerdo con su criterio y su escepticismo profesional: importes a confirmar, destinatarios a un nivel adecuado y direcciones electrónicas

  5. El Auditor ejecuta el envío de las solicitudes de confirmación por medio del sitio web de eaudit.

  6. Los destinatarios, reciben un email con la solicitud de confirmación.

  7. La confirmaciones son respondidas directamente en el sitio web de eaudit.

  8. El Auditor se descarga los informes de confirmación y las respuestas recibidas para anexarlas a sus papeles de trabajo.

¿Todavía haciendo circularizaciones por correo ordinario?


  • eaudit ® es una herramienta web para enviar, procesar y recibir electrónicamente por email confirmaciones de auditoría.


  • El sistema está diseñado para susitituir al tradicional sistema del correo ordinario y el papel, acelerando, sistematizando y dando una mayor seguridad y control a todo el procedimiento de auditoría relativo a confirmaciones de terceros.


  • La herramienta permite a los auditores gestionar fácilmente simultaneamente la situación del estado de las circularizaciones de múltiples clientes, reenviando circularizaciones con un solo click.



Saber más

Qué es una confirmación de auditoría


Las Normas Técnicas de Auditoría, publicadas por resolución de 19 de enero de 1991, consideran las confirmaciones como uno de los métodos de obtener evidencia de auditoría, el cual consiste en obtener corroboración, normalmente por escrito, de determinada información contenida en las cuentas anuales. La norma técnica sobre confirmaciones de terceros está regulada por la Resolución de 24 de junio de 2003, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.


Tradicionalmente este proceso se ha venido haciendo en papel y por correo ordinario. Ahora, con eaudit, este procedimiento se ha simplificado y sistematizado, haciéndolo más rápido, fácil y seguro. El Auditor logra ahora un mayor control en todo el procedimiento lo que permite reducir las posibilidades de fraudes. Además, con las confirmaciones electrónicas, tanto el auditor como su cliente, la empresa auditada, van a experimentar una reducción significativa en el tiempo y los recursos destinados a la auditoría.


Ventajas de trabajar con eaudit:

  • Rápido y fácil.

  • Envío instantáneo de confirmaciones.

  • Máximo control por parte del auditor.

  • Archivos de auditoría electrónicos. En web. Archivo permanente y archivos corrientes.

  • Apertura y cierre de puntos de auditoría vía web

  • Seguridad frente a la pérdida y el robo. Comunicaciones encriptadas.

  • Precio desde 0,99 € por circularización contestada. Programas de precios ajustados a sus necesidades específicas. Tarifas planas.


Aspectos regulatorios de las Confirmaciones electrónicas de auditoría


El procedimiento utilizado por eaudit no vulnera en ningún aspecto la norma técnica sobre confirmaciones de terceros vigente actualmente.

Las Referencias en regulaciones y organismos internacionales relativas al proceso de confirmación electrónica de terceros son las siguientes:

De acuerdo con la guía de actuación profesional emitida por el “American Institute of Certified Public Accountants - AICPA”, el proceso de solicitud de confirmaciones electrónicas que genera un escenario de confirmaciones más seguro puede mitigar los riesgos y errores humanos y posibles desvíos intencionados

Link to PR 03-1 Official Guidance

La interpretación de la “ AU section 330, The Confirmation Process” realizada por el “American Institute of Certified Public Accountants - AICPA “, aclara que se pueden transmitir y recibir confirmaciones electrónicas.

http://www.aicpa.org/download/auditstd/AU_9330_110308.pdf

La “International standard on auditing 505” emitida en Abril de 2009 contempla ya la confirmación electrónica.

ISA 505, External Confirmation (in acordance with the requirements of ISA 330 and ISA 500)

http://web.ifac.org/download/ISA_505_standalone_2009_Handbook.pdf

- En los comentarios de la comisión europea efectuados el 12 de marzo de 2008 al borrador de la ISA 505 (IAASB) sobre confirmaciones de terceros se considera que el auditor debe asegurarse de que mantiene el control sobre todo el proceso de confirmaciones de terceros y expresa que la ISA 505 debería de dar más orientación sobre el uso de nuevas tecnologías incluyendo los emails y SMS.

http://ec.europa.eu/internal_market/auditing/docs/ias/20080312comment_en.pdf


Regulación legal en España www.icac.meh.es/Normativa/Auditoria/ficha.aspx?hid=69

Que conseguimos con eaudit

19 . Para diseñar sus solicitudes de confirmación el auditor contemplará qué tipo de información puede obtener el destinatario con mayor facilidad , puesto que ello puede afectar a la cantidad de respuestas que se reciban y al tipo de evidencia que se obtenga. Por ejemplo, algunos sistemas contables permiten la confirmación de operaciones concretas pero no del saldo final a una fecha determinada.

- permite acceder instantáneamente al tercero a los datos e información contable (ficheros) que tiene que confirmar, lo que hace más facil la respuesta.

 

- la respuesta sea conforme o no conforme se ejecuta por parte del tercero con “dos clicks”.

20. Las peticiones de confirmación serán firmadas por personal adecuado de la entidad auditada, para autorizar a los terceros a que faciliten información al auditor.

- El tercero, puede visualizar en el sitio web eaudit la autorización firmada.

22. Las confirmaciones positivas solicitan al tercero que responda indicando expresamente su acuerdo con la información que se le ha enviado, o que proporcione unos datos determinados . Las respuestas a las confirmaciones positivas proporcionan normalmente evidencia de auditoría fiable. Existe el riesgo, no obstante, de que el tercero responda sin verificar si la información es o no correcta, aspecto que el auditor no se encuentra habitualmente en posición de juzgar. Este riesgo podría reducirse utilizando un modelo de confirmación que no indique el saldo u otro dato a confirmar, y en el que se pida al tercero que lo incluya en su respuesta. Sin embargo, el uso de este tipo de confirmaciones puede rebajar el número de respuestas que efectivamente se reciban dado el esfuerzo adicional que suponen para el tercero.

- El tercero en un solo click, puede dar su conformidad o disconformidad a la información recibida.

- El tercero, puede incorporar electrónicamente de una manera muy sencilla ficheros, facturas, albaranes o extractos de cuenta a su respuesta, lo que permite al auditor, verificar la fiabilidad de lo que ha confirmado el tercero como correcto.

27. Al enjuiciar la validez de la petición de la dirección, el auditor mantendrá una actitud de escepticismo profesional y se planteará si esta petición pudiera tener alguna implicación sobre su evaluación de la integridad de la dirección, incluyendo si ello pudiera ser indicio de posibles errores o irregularidades. En este caso, el auditor aplicará

la Norma Técnica de Auditoría sobre Errores e Irregularidades. Además, el auditor se planteará si la realización de procedimientos alternativos le puede proporcionar evidencia adecuada y suficiente sobre el asunto en cuestión.

- El auditor tiene acceso en el sitio web eaudit a toda la información relativa a los destinatarios de las peticiones de confirmación de cada uno de los clientes que audita, pudiendo realizar las verificaciones y comprobaciones que de acuerdo con su escepticismo profesional considere oportunas: conversación telefónica con el destinatario, cruce de emails directos con el destinatario, verificación de emails ó verificación de la identidad del destinatario con el personal adecuado de la empresa objeto de la solicitud de la confirmación.

28. La fiabilidad de la evidencia de las confirmaciones depende de la preparación profesional, independencia, nivel de autoridad, conocimiento de la materia y objetividad de la persona que responde a la confirmación. Si bien el auditor no está obligado a verificar estas características de la persona que responde, en algunos casos específicos el auditor puede considerar necesario asegurarse de que la petición se envía a la persona adecuada. Por ejemplo, para confirmar que se ha permitido una excepción al cumplimiento a las cláusulas de un préstamo a largo plazo, la petición se envía a un directivo de la entidad financiera que tenga atribuida la autoridad para contestar y conocimiento de que la excepción ha sido autorizada.

- El auditor tiene acceso en el sitio web eaudit a toda la información relativa a los destinatarios de las peticiones de confirmación de cada uno de los clientes que audita, pudiendo realizar las verificaciones y comprobaciones que de acuerdo con su escepticismo profesional considere oportunas: conversación telefónica con el destinatario, cruce de emails directos con el destinatario, verificación de emails ó verificación de la identidad del destinatario con el personal adecuado de la empresa objeto de la solicitud de la confirmación.

- El auditor conoce quien es el destinatario de la solicitud de confirmación lo que da más confiabilidad al sistema.

30. Cuando se realicen procedimientos de confirmación, el auditor ha de controlar el proceso de selección de los terceros a los que enviar la petición de confirmación, la preparación y el envío de las cartas de confirmación y las respuestas recibidas. Dicho control se ejerce para reducir la posibilidad de que se distorsionen los resultados del procedimiento de confirmación por la interceptación o alteración de las cartas de solicitud o de las respuestas. Con este objetivo, el auditor enviará directamente las cartas de petición, tras asegurarse de que incluyen la dirección correcta y de que en ellas se pide que la respuesta sea enviada directamente al auditor. También considerará si las respuestas proceden de los terceros a quienes se hubieran enviado las solicitudes.

- eaudit dota a todo el proceso de un elevado control en cuanto a envío y recepción de las confirmaciones.

- las respuestas no son manipulables por la empresa auditada.

- Toda la información recibida en una respuesta queda procesada en el sitio web eaudit, impidiéndose su manipulación.

- El auditor, cuando lo considera oportuno permite acceder a su cliente al contenido (explicaciones y ficheros facilitados) de una respuesta.

- El auditor ejecuta el proceso de envío de confirmaciones.

- El auditor tiene certeza de que la solicitud de confirmación se envía al destinatario previsto.

- El auditor tiene certeza de que responde el destinatario previsto.

32. Ante la falta de respuesta, normalmente el auditor se pondrá de nuevo en contacto con el tercero para obtenerla y, en su defecto, llevará a cabo procedimientos alternativos. La naturaleza de estos procedimientos depende de las partidas y de las afirmaciones en cuestión. Así, para clientes, los procedimientos alternativos pueden incluir la revisión de cobros posteriores, de los albaranes de salida o de otra documentación de la entidad que proporcione evidencia sobre la existencia de la cuenta a cobrar, además de comprobaciones sobre el corte de operaciones para verificar su integridad. Para proveedores, los procedimientos alternativos pueden consistir en la revisión de pagos posteriores o de la correspondencia recibida de ellos en lo que respecta a su existencia, y de otros documentos, como albaranes de entrada, para evaluar su integridad.

- El auditor puede ejecutar nuevos reenvíos de una manera sencilla y rápida y solicitar aclaraciones sobre respuesta recibidas directamente con el tercero.

33. El auditor considerará si existen indicios de falta de fiabilidad de las respuestas recibidas, teniendo en cuenta la autenticidad de las respuestas y realizando los procedimientos que le despejen las dudas que tuviera, pudiendo incluso optar por la conversación telefónica con el propio tercero, especialmente en los casos de confirmación mediante fax o correo electrónico. En los papeles de trabajo se documentarán las confirmaciones recibidas verbalmente y, si éstas contuvieran información importante, el auditor pedirá a los terceros que le envíen directamente confirmación escrita.

- El auditor tiene acceso en el sitio web eaudit a toda la información relativa a los destinatarios de las peticiones de confirmación de cada uno de los clientes que audita, pudiendo realizar las verificaciones y comprobaciones que de acuerdo con su escepticismo profesional considere oportunas: conversación telefónica con el destinatario, cruce de emails directos con el destinatario, verificación de emails ó verificación de la identidad del destinatario con el personal adecuado de la empresa objeto de la solicitud de la confirmación.

 

¿Cuanto cuesta utilizar eaudit?


Tenemos múltiples programas de tarifas que van desde un coste de 0,99 € por cuenta confirmada. También disponemos de programas de “tarifa plana”, tanto para usuarios (empresas auditadas) como para auditores. Consúltenos su caso especifico.


2013 - eaudit ® confirmaciones electrónicas de auditoría, S.L. - Avda. Zugazarte, 20 - 48930 - Las Arenas - Vizcaya
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